Fachartikel im Netzguide EAI -Integration

Von Andreas Koller, Markus Steiner Avantix AG

St.Gallen, 5. November 2004

Titel:

Business Prozess Management & Open Source Software - eine ernst zu nehmende Alternative?

Die Verbreitung von Open Source Software in Unternehmen und Verwaltungen hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Nach anfänglicher Skepsis kommt Open Source Software vermehrt auch für geschäftskritische Anwendungen in den Einsatz. Insbesondere im Internetbereich belegen aktuelle Marktuntersuchungen, dass 67.7% aller Webserver auf Open Source Technologie basieren (Quelle: www.netcraft.com). 

Beobachtet man den IT-Markt, ist ein starker Trend zu prozessorientierten Lösungen auszumachen. Sinkende Margen und immer kürzere Durchlaufzeiten zwingen gerade auch kleine und mittlere Unternehmen die eigene Marktposition durch optimierte, IT gestützte Geschäftprozesse zu stärken. Die erheblichen Lizenz- und Implementierungskosten kommerzieller Business Process Management Tools (BPM -Tools) begrenzten den Einsatz entsprechender Lösungen auf Grossunternehmen.

Angesichts der geschäftlichen Notwendigkeit und des grossen Einsparungspotentials drängt sich die Frage auf: "Stellen Open Source Workflow Tools eine ernst zu nehmende Alternative zu den kommerziellen Werkzeugen dar? Für welche Einsatzbereiche ist Open Source Software geeignet?". Dieser Fachartikel beleuchtet diese Fragen und bringt Licht ins Dunkel

Warum Open Source Software?

Wesentliche Merkmale von Open Source Software sind die freie Zugänglichkeit zum Quelltext und das Fehlen von Lizenzabgaben an den Urherber. Die Entwicklung wird entweder über Sponsoring und/oder den Verkauf von Professional Services durch eine Community vorangetrieben. Dass auch unter diesem Businessmodell absolut professionelle, konkurrenzfähige Produkte entwickelt werden zeigen Beispiele wie Linux, Apache, Tomcat etc.

Im Vergleich zu kommerziellen Produkten mit geschlossener Code Basis fallen neben den finanziellen Vorteilen auch Pluspunkte in Bezug auf Qualität und Sicherheit ins Gewicht. Die Entwicklung erfolgt nach dem Peer Review Prinzip, d.h. die programmierte Software wird durch mehrere unabhängige Experten überprüft. Dies bietet eine höhere Gewähr, dass kritische Systemfehler oder Sicherheitslöcher rechtzeitig entdeckt werden. In der Regel sind neue Versionen ausgereifter und stabiler, da die Freigabe nicht Marketing getrieben, sondern auf Grund des Reifgrades, nach rein technologischen Kriterien erfolgt. Die Verfügbarkeit des Quellcodes garantiert die Unabhängigkeit von Produktzyklen der Hersteller, d.h Systeme müssen nur aktualisiert werden, wenn auch ein geschäftlicher Nutzen damit verbunden ist. Ein wichtiger Beitrag zum langfristigen Investitionsschutz.

Open Source Software für Business Process Management

Die Umsetzung einer integrierten BPM Strategie lässt sich in drei Ebenen - Strategie - Fachlich/Konzeptionell und Operativ gliedern.

Für die fachlich/konzeptionelle und operative Ebene steht heute bereits leistungsfähige Open Source Software zur Verfügung steht. Entsprechende Werkzeuge für Strategienetwicklung fehlen noch.

Im Rahmen einer umfassenden Marktrecherche untersuchte die Avantix AG zahlreiche Open Source Tools und Komponenten für BPM.

Fazit: Derzeit sind über 50 Projekte in Arbeit, davon basieren ca. 25 Projekte auf Java. Bewertet man die Praxistauglichkeit der einzelnen Projekte, reduziert sich die Anzahl der sinnvoll einsetzbaren Produkte erheblich. Hauptgründe für die Einschränkung sind mangelnde Projektreife, fehlende Flexibilität in der Softwarearchitektur, zu kleine oder instabile Entwicklergemeinde und proprietäre Schnittstellen für den Austausch von Prozessmodellen. Trotz dieser Einschränkungen kann festgestellt werden, dass für alle relevanten BPM - Systemkomponenten ausgereifte, professionelle, leistungsfähige Werkzeuge zur Verfügung stehen. Hingegen erstaunt wenig, dass erst wenige Referenzinstallationen realisiert wurden, da diese Komponenten top aktuell sind. Es ist jedoch davon auszugehen, dass sich das schnell ändern wird. Ein Vergleich mit der rasanten Entwicklung andern Open Source Produkten wie Linux, mySQL, Tomcat, Apache etc. begründen diese Aussage. .

Open Source BPM vs. kommerzielle Produkte

Auf der funktionalen Ebene sind kommerzielle Produkte und OS-BPM Komponenten vergleichbar. Unter dem Gesichtspunkt der Systemintegration sind aber markante Unterschiede festzustellen. Kommerzielle Produkte werden meist als vollständige BPM - Suiten konzipiert und angeboten. Die einzelnen Komponenten (BPM -Designer, BPM -Engine, Benutzerinterface, Rechtesteuerung etc.) sind eng ineinander verzahnt und kommunizieren meist über proprietäre Schnittstellen. Wenn es darum geht, möglichst schnell eine geschlossene BPM Umgebung zu implementieren ist dieser integrierte Systemansatz eindeutig überlegen.

Open Source Komponenten werden hingegen nicht als geschlossene Suiten sondern als Baukasten System konzipiert. Die einzelnen Bausteine werden über offene Schnittstellen verbunden und lassen sich so zu einer massgeschneiderten Lösung zusammenfügen.

In dieser Modularität und Offenheit liegt die Stärke des Open Source Konzeptes. OS-BPM Tools lassen sich optimal in bestehende Systemlandschaften, Geschäftsapplikationen oder Standard Software (ERP, CRM, CMS etc.) integrieren, problematische Überlappungen bei zentralen Systemfunktionen werden elegant gelöst.
 

Der uneingeschränkte Zugriff auf den Quellcode ermöglicht Funktionalitäten zu erweitern oder anzupassen. Die meisten OS-BPM Komponenten unterstützen anstelle von herstellerspezifischen Schnittstellen Open Standards, ein wichtiger Faktor bei der Beurteilung der Investitionssicherheit. Neue Systemkomponenten und Technologien können modular implementiert werden, schwierige und kostspielige Gesamterneuerungen können umgangen werden. In der Praxis haben sich offene Standards sowohl für das Business Process Management als auch für Workflow Management durchgesetzt. Weitere Informationen zu den Standards finden sie auf den Webseiten der Standardisierung Gremien unter http://www.bpmi.org und http://www.BPMc.org

Zusammenfassung: Sinnvoller Einsatz von Open Source BPM -Software 

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass die Vorteile von OS BPM Komponenten immer dann zum Tragen kommen, wenn

• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit gefordert ist
• Der Funktionsumfang angepasst werden muss
• (OEM)-Lizenzkosten ins Gewicht fallen
   

• Horizontale, prozessorientierte Integration bestehender Anwendungen

• Die Bedeutung der Eigenentwicklung von Informationssystemen geht seit Jahren kontinuierlich zurück. Der Einsatz von Standardsoftware nimmt dagegen zu. Damit steigen die Bedeutung der Analyse, Gestaltung und Modellierung von Geschäftsprozessen sowie deren automatisierte Steuerung durch BPM-Systeme, um Wettbewerbsvorteile durch individuelle Prozessgestaltung sicherzustellen. BPM ist mittlerweile eine Regelaufgabe in vielen Unternehmen geworden.
• Die immer noch vorhandenen Eigenentwicklungen und Hostapplikationen sind im Verbund mit modernen betriebswirtschaftlichen ERP-, SCM- und CRM-Systemen zu einem prozessunterstützenden Gesamtsystem zu integrieren. BPM-Systeme als applikationsübergreifende „Steuerungssysteme“ können hierzu einen wertvollen Beitrag leisten. Der Umfang der Prozessoptimierung ist in vielen Fällen noch auf ausgewählte Teilprozesse beschränkt. Aus dem Blickwinkel notwendiger „Quick Wins“ ist das nachvollziehbar und akzeptabel. Aber der Weg muss konsequent zum Ziel führen. Dies können nur durchgängig optimierte Prozessketten mit Ende-zu-Ende-Beziehungen sein. Überbetriebliche Prozessoptimierungen sind der nächste anzustrebende Schritt, der von vielen Unternehmen angegangen werden muss. Hier können ausgereifte OS BPM Tools helfen diese Aufgabenstellungen ökonomisch anzugehen. Studien haben ergeben, das der ROI von BPM Projekten bereits nach 6 Monaten erreicht werden kann. Mit Einsatz von OS lässt sich dies noch toppen.
   
• Minimale Überlappung zu bestehender Funktionalität
• Flexibilität bei der Ankoppelung
• einfache, schrittweise Umsetzung
• Standardapplikationen können wie gewohnt genutzt werden
• keine Lizenzkosten
• Erweiterung bestehender Standartsoftware (CRM, ERP, CLM, PLM, PPS etc.) mit BPM Funktionalität
• Maximale Flexibilität bei der Integration
• Applikationstypische Features können leicht ergänzt werden
• Keine OEM Lizenzkosten die das Produkt verteuern
• Entwicklung horizontaler Lösungen für Schlüsselprozesse (z.B. Leadmanagement, Beschwerdemanagement. etc.)
   
• Schnelle Entwicklung
• Keine Lizenzkosten, Lösung kann ohne Mehrkosten multipliziert werden
• Maximale Flexibilität

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