Geschäftsprozessmanagement – Auch 2005 im vollen Fokus der Unternehmen
Ergebniszusammenfassung der Umfrage in Deutschland, Österreich und der Schweiz Status Quo GPM 2004/2005

Fast die Hälfte der an der Umfrage teilnehmenden Unternehmen planen im Jahr 2005 umfangreiche Projekte sowie insgesamt 70% generelle Aktivitäten zur Verbesserung des Geschäftsprozessmanagements (GPM). Schwerpunkte liegen dabei eindeutig in den Bereichen Kundenbeziehungsmanagement, in der Optimierung der Ressourcen-/Kapazitätssteuerung und dem Qualitätsmanagement. Knapp 200 Unternehmen im deutschsprachigen Raum sind auch mehrheitlich davon überzeugt, dass die Bedeutung von GPM zukünftig weiter zunehmen wird.

Ziel dieser jährlichen Umfrage war es Anhaltspunkte der Etablierung von prozessorientierten Unternehmen zu gewinnen, sowie Verbesserungspotenziale und Trends bezüglich Geschäftsprozessmanagement zu erfahren. Die Umfrage wurde im Zeitraum September – Dezember 2004 im gesamten deutschsprachigen Raum in Zusammenarbeit, mit der FH Bonn Rhein-Sieg und Der Zukunftsweg durch das Kompetenzzentrum für Geschäftsprozessmanagement durchgeführt. Begleitet haben die Umfrage in Österreich die TU Wien, in der Schweiz die HTW Chur und die Oberhänsli & Partner AG sowie im Branchenbereich Finanzdienstleister Acrys Consult GmbH. Insgesamt haben sich 191 Unternehmen an der Umfrage beteiligt, die Ergebnisse können aufgrund der statistischen Zuordnungen als repräsentativ eingeordnet werden. Die insgesamt 16 Fragen wurden im Vergleich zum Vorjahr leicht überarbeitet, die Themen Outsourcing und Prozessrisiken neu aufgenommen.

Generelles Ergebnis ist eindeutig eine weiter steigende Zunahme der Bedeutung und auch aktiven Beschäftigung mit GPM, aber auch die weiterhin latent vorhandene Zurückhaltung, Prozessorientierung methodisch und konsequent in den Unternehmen umzusetzen. Anzeichen die dieses bestätigen sind u.a.:

  • Deutlicher Anstieg der Unternehmen, die GPM aktuell als „sehr wichtig“ einstufen von 25% im Vorjahr auf 48% dieses Jahr. GPM findet sich also als wesentlicher Bestandteil der aktuellen Handlungskoordinaten. Ungefähr 2/3 der Unternehmen sehen zukünftig eine wachsende Bedeutung von GPM in den Unternehmen. Im Zusammenhang betrachtet bedeutet dies, dass GPM eine Schlüsselmethode des unternehmerischen Erfolges darstellen wird.
  • Die Verbindung von GPM mit der Unternehmensstrategie verzeichnet in der Antwortoption „mehrheitlich“ einen signifikanten Zuwachs von 11% auf nunmehr 37%. Der Anteil von Unternehmen die Prozesse isoliert betrachten   (z.B. nur im Rahmen von Zertifizierungen) sinkt und der aktive, systematische und zielorientierte steigt hingegen.
  • Im Bereich der unterstützenden Managementmethoden verzeichnet Total Quality Management (TQM) einen deutlichen Rückgang im Vergleich zum Vorjahr (-17% auf aktuell 35%). Damit rückt anscheinend deutlich die Erkenntnis in den Vordergrund, das nicht Qualität als Methode wichtig ist, sondern sich Qualität ausschließlich als Steuerungsparameter innerhalb der Prozesse und des Prozessmanagements aus Kundensicht vorgeben und steuern lässt. Die „Alibimethodik“ TQM wird damit in der Methodenhierarchie gerade in Verbindung mit der oben genannten Zunahme von GPM relativiert. 
  • Bereits ¼ der teilnehmenden Unternehmen geben an einen Chief Process Officer (CPO) bestimmt zu haben, der die Erreichung der Prozessziele verantwortet. Dieser Wert ist angesichts der Neuartigkeit dieser Position als ermutigend zu bezeichnen. Interessant ist in diesem Umfeld auch die Frage welcher Personenkreis in Unternehmen dafür herangezogen wird. Bei mehr als der Hälfte der Unternehmen wird dafür ein Vorstandsmitglied eingesetzt, nur bei 5% ist dafür der Leiter IT zuständig.
  • Der Betrachtungsumfang von GPM steigt im Vergleich zum Vorjahr um 11% deutlich an. Unternehmen beurteilen mit 51% die Anwendung mindestens im eigenen Unternehmen bzw. auf der gesamten Wertkette.
  • Workflow-Management-Systeme (WMFS) als Software-Lösungen zur automatisierten und damit auch operationalisierten Prozesssteuerung nimmt im Vergleich zum Vorjahr zu. Insgesamt 40% der Unternehmen setzen WMFS bereits ein.

Durch die umfangreiche Teilnahme lassen sich durchaus auch differenzierte Einblicke in den einzelnen Fragen gewinnen. So ist es uns möglich landesspezifische, branchenbezogene, positionsabhängige und auch nach Unternehmensgrößen betrachtete Antwortdifferenzierungen vorzunehmen. Einige Kernaussagen mögen dies nachfolgend aufzeigen:

  • Länder: Österreichische Unternehmen stufen die Wichtigkeit von GPM aktuell und zukünftig durchschnittlich fast 10% höher ein als Unternehmen in Deutschland und der Schweiz.
  • Branchen: In Industrieunternehmen erfolgt die systematische Verbindung der Unternehmensstrategie mit GPM bei ca. 60% der Unternehmen und damit 15% höher als in anderen Branchen
  • Positionen: Top-Manager stufen den priorisierten Umgang von GPM im Vergleich zum Bezug auf das Geschäftsmodell und IT-Standardprozessen mehr als 10% höher ein. Hier stellt sich die Frage der tatsächlichen Kräfteverhältnisse mehr als nachhaltig.
  • Unternehmensgröße: Bei 66% der Unternehmen mit weniger als 1.000 Mitarbeitern wird ein Referenzmodell verwendet und nur bei 49% der Unternehmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten.

Als wesentliche Handlungsempfehlungen lassen sich folgende Bemerkungen aus den Umfrageergebnissen ableiten:

  • Der ganzheitliche und systematische Einbezug der Unternehmensstrategie in das GPM zeigt nach wie vor ein großes Erfolgspotenzial auf. Bisher können nur 9% der Unternehmen mit dieser Aussage konform gehen. Bei 9 von 10 Unternehmen stellt sich damit konsequenterweise die Frage wie die Strategie in den Prozessen nachhaltig umgesetzt wird. Ein Trend in diese Richtung lässt sich feststellen (siehe oben), Unternehmen haben dieses Potenzial entsprechend erkannt. Bei der konsequenten Ausrichtung stellen die methodisch durchgängige und disziplinierte Umsetzung von GPM und einer Prozesskultur wesentliche Erfolgsfaktoren dar.
  • Weniger als 25% der teilnehmenden Unternehmen verfügen über Budgets zur Prozesssteuerung. Hierin besteht ein nachhaltiges Indiz, dass GPM oft gerade mehr als ein Lippenbekenntnis eingestuft wird. Die wirkliche Herausforderung und auch unternehmerische Chance besteht darin, nach erfolgter Prozessmodellierung diese auch mit strategisch konsistenten Zielen zu steuern und Ressourcen und Aktivitäten in den Prozessen zu budgetieren.
  • Die Kundenzufriedenheit als einer der beiden ultimativen Ergebnismaßstäbe neben der Rentabilität jeden Prozesses sinkt im Vergleich zum Vorjahr um mehr als 10% auf 42%. Dieser Wert ist als erstaunlich niedrig zu bezeichnen und deutet eine Handhabung von GPM mehr als Selbstzweck an. Unternehmen müssen sich immer wieder der Notwendigkeit stellen, bei jedem Prozess die Kundenerwartungen intern und extern zu identifizieren und im Prozess mit einer hohen Zufriedenheit umzusetzen. Daran macht sich schließlich auch die Qualität im Sinne der Kundenorientierung fest, Kunden bezahlen ja für die Prozessdienstleistung.

Wir möchten uns an dieser Stelle auch noch einmal bei unseren Partnern bedanken die uns tatkräftig bei dieser Aktion unterstützt haben und ohne deren Engagement dieser Erfolg nicht möglich gewesen wäre.

 

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